גיוס איכותי מתחיל באפיון, מיון וסינון מדויקים

1. הכינו אפיון משרה מדויק!

ברגע שמתקבלת החלטה על גיוס עובד חדש למחלקת השיווק, חשוב להשקיע זמן ומחשבה בשלב קריטי זה ולבצע אפיון נכון ומדויק של המשרה, לצד זיהוי צרכי הארגון. גם אם גייסתם עובד שהוא עילוי בתחומו, אפיון שגוי של התפקיד ואי הבנה של צרכי החברה, עלולים לפגום ביכולתו לענות על ציפיותיכם ולעמוד ביעדי המחלקה.

ככלל, מומלץ לשרטט מספר פרופילים ייעודיים עבור המשרה הספציפית ולשים לב לכמה נושאים חשובים.

ראשית, חשוב להגדיר את יעדי המשרה, הדרישות שיבטיחו עמידה ביעדים, הניסיון והכישורים הרלוונטיים לתפקיד ומסגרת השכר.

הבחינו בין תפקיד חדש לקיים

בתפקיד חדש, חשוב לנסח את הגדרת התפקיד ואפיונו, להגדיר כפיפות, ממשקי עבודה, מידת עצמאות וקריטריונים שישפיעו על אופי המשרה. בתפקיד שאויש בעבר - יש לעבור על הגדרת התפקיד הקיימת, לבוחנה מחדש ולבצע שינויים בהתאם לצרכי הארגון המשתנים ולאופיו. חשוב להכין תיאור מפורט של המשרה, שיכיל את כלל הפעולות המצופות מהמועמד במסגרת התפקיד, באופן שיאפשר להבחין בין תחומי האחריות המצופים מהעובד.

אבחנו את המיומנות והכישורים הדרושים לעמידה ביעדי המשרה

יש לזקק את המיומנויות והכישורים המקצועיים הדרושים לעובד (שליטה בתוכנות, ניסיון בניהול קמפיינים, עבודה מול מדיות, ניסיון ב- CRM וכו'). בנוסף, חשוב להגדיר מאפיינים אישיותיים שישפיעו על מידת ההצלחה בתפקיד (עבודה בצוות, קבלת החלטות, הנעת עובדים, ניהול מו"מ ועוד).

תעדפו את הדרישות

חשוב מאוד להגדיר סדר עדיפויות חד משמעי ביחס לדרישות מהעובד החדש - זכרו כי אין מועמד מושלם שיכול להגיע לרמת מומחיות ומצוינות בכלל הקריטריונים החשובים לכם. חשוב להבין מה באמת חשוב לשם מילוי התפקיד בצורה אופטימאלית ועל מה ניתן להתגמש. הכוונה היא גם ביחס לאישיות העובד וכישוריו וגם ביחס לדרישות המשרה גופה. במסגרת זו, שמנו קווים אדומים עליהם לא ניתן להתגמש (יכולת אנליטית, יסודיות, אחריות, ראייה רחבה של השוק, ניסיון בענף דומה ועוד ועוד).

חברו את החברה לתהליך

מומלץ להיוועץ מחד, עם הגורם בחברה שינהל את המועמד באופן ישיר ולקבל ממנו את כל המידע המקצועי הדרוש ברזולוציות גבוהות. חשוב לזכור שזה האדם שיעבוד בסופו של דבר עם העובד החדש והוא זה שמכיר יותר מכולם את התכונות והכישורים הנדרשים למילוי אופטימאלי של התפקיד.

מאידך פנו למנהלת משא"ב בחברה, שמבצעת את האיתור בפועל. מחלקת משאבי האנוש תעזור לכם להגדיר את הצרכים באופן המדויק ביותר ובעיקר הריאלי. חשוב לזכור, שמחלקת משאבי האנוש מקבלת את קורות החיים ונחשפת למגוון העובדים בתחום, מה שמאפשר לה לאגור מידע רב ובעל ערך ולסייע לכם להתאים את הדרישות למציאות.

זכרו - ככל שהגדרת הפרמטרים החשובים בתפקיד תהיה ברורה וריאלית יותר, כך האיתור יהפוך למדויק, ממוקד ויעיל.

אל תכבלו את עצמכם לענף

לא אחת מציינים בפנינו מעסיקים בענף השיווק, כי עובד טוב מבחינתם, כתנאי סף, צריך להגיע מחברה מקבילה בגודלה ובהיקפה באותו ענף. ככלל, אי אפשר להכחיש את הערך המקצועי שבגיוס עובד שצבר ניסיון בעולם התוכן של החברה. ואולם, לפעמים דווקא אדם יצירתי עם "דם חדש" שמגיע מעולם תוכן משיק או אף שונה לחלוטין - יכול להפתיע אתכם ולאתגר ממבט מבחוץ את המתודולוגיה שהורגלתם אליה. לפעמים, מועמד שמגיע עם השכלה אקדמית שאינה בהכרח "טבעית" למשרה (כמו מנהל עסקים ושיווק) יכול להעניק לכם יתרון אסטרטגי, כשיחזק ויעלה תחומים שאינם עומדים כיום בליבת המחלקה, למשל אנליסט שמגיע מהתחום הכלכלי ועבד בבנק ולא ממחלקת שיווק או אסטרטגיה.

2. הפיצו את המשרה

בשלב הבא ולאחר שהעמקנו בבסיס התהליך, הגיע הזמן לפרסם את המשרה.

מומלץ מאוד לשתף את כל עובדי החברה בהחלטה לגייס ולהזמין אותם להפיץ אותה בקרב עמיתיהם וחבריהם. בנוסף, עומדת לפניכם האפשרות לפרסם את המשרה בלוחות הדרושים, בפורומים מרכזיים ברשת, באתר החברה, בקבוצות ממוקדות וייעודיות בלינקדאין וכן בקבוצת המותג, וכמובן להיעזר בחברות השמה ייעודיות.

3. יעלו את מיון וסינון קורות החיים

לאחר שפרסמתם את המשרה, תקבל מחלקת משאבי האנוש מבול של קורות חיים, רלוונטיים ובלתי רלוונטיים בעליל. אם המשרה היא לאיוש מיידי, מומלץ להקצות בין יום ליום וחצי בשבוע למעבר על קורות החיים, לשם מיקוד במיון קפדני, ללא הסחות דעת גוזלות זמן. ככל שתהיו גמישים יותר מבחינת תקופת האיוש, טבעי שיצטברו יותר קורות חיים רלוונטיים ממגוון רחב של מקומות.

בהנחה שפעלתם לפי השלב הראשון וביצעתם אפיון מדויק ומפורט של המשרה ותעדוף הקריטריונים, הדריכו את הגורמים הרלוונטיים במחלקת משאבי האנוש ותנו להם דגשים על הפרמטרים החשובים ביותר בקורות החיים ועל הנקודות עליהן ניתן להתגמש.

בנוסף, מומלץ להפנות את תשומת לבם למילות מפתח מרכזיות הנוגעות לכישורים וניסיון מקצועי לרבות היכרות עם תוכנות ספציפיות, ניסיון בתפקידים קודמים ועוד.

הנחו את האדם שאמון על המיון והסינון, לשמור על ראש פתוח ולהיות נאמן לתחושות הבטן. שווה לסמן אחוז קטן של קורות חיים שאינם עונים בהכרח על כל הגדרות ודרישות התפקיד, במידה שמדובר במועמד מעניין בעל רקע, השכלה או ניסיון ייחודיים שיכולים להעשיר את התפקיד ולהרחיבו.

מומלץ לתעדף את קורות החיים במסגרת המיון, בהתאם לפרמטרים שהגדרנו מראש ולהגדיר סדרי חשיבות. אם הגדרנו ניסיון תעסוקתי ספציפי יש לבחון אם הוא קיים, אם הגדרנו ידע בתוכנה מסוימת כתנאי סף, חשוב לראות אם המועמד התנסה בעבודה איתה, אם אנגלית ברמת שפת אם חשובה לנו יש לבחון אם המועמד ציין זאת. במקרה שהמועמד צירך מכתבי המלצה או מכתב מקדים, שווה להתעמק בהם, מהשפה ומהתכנים שבחר להשתמש בהם ניתן ללמוד הרבה על אישיותו, על מקצועיותו ועל יכולת ההבחנה בין עיקר לתפל. ע"מ לייעל את התהליך שווה להפריד בין הערמות השונות של קורות החיים המסוננים, בסדר יורד, על פי מידת ההתאמה של המועמדים לקריטריונים שהוגדרו.

בטור הבא, יחכו לכם מגוון טיפים לשלב הבא בתהליך - הראיון.

מאת: ליאת בן-צבי, שבח, סמנכ"ל קודקס שיווק